XaitRFI

XaitRFI ist eine cloudbasierte Software für das automatisierte Beantworten von RFIs (Request for Information), DDQs (Data Disclosure Questionnaires) und Sicherheitsfragebögen. Das Produkt wird von der norwegischen Firma Xait entwickelt und richtet sich an Unternehmen, die regelmäßig komplexe Ausschreibungsanfragen und Compliance-Fragebögen bearbeiten müssen. XaitRFI ermöglicht den Aufbau einer zentralen Wissensdatenbank mit vorgeprüften Antworten und beschleunigt so die Bearbeitung wiederkehrender Anfragen erheblich.

Überblick

• Typ: B2B SaaS-Software für RFI-Response-Management
• Hersteller: Xait
• Hauptsitz des Herstellers: Stavanger, Norwegen
• Gründung des Herstellers: 2000
• Website: xait.com/xaitrfi
• Zielgruppe: Bid Manager, Proposal Writer, Compliance Officers, Projektmanager
• Branchen: Energie, Bauwesen, Fertigung, IT, öffentliche Auftraggeber
• Zertifizierung: ISO 27001

Funktionen und Features

Wissensdatenbank und Content-Management

XaitRFI ermöglicht den Aufbau eines Katalogs mit vorgeprüften Antworten, die von internen Experten freigegeben wurden. Diese Antworten können als kontextbasierte Vorschläge bei der Bearbeitung neuer Anfragen abgerufen werden. Das System unterstützt sowohl automatische als auch manuelle Antworteingabe.

Import und Export

Die Software bietet eine intuitive Schnittstelle zum Import von Fragebögen und Export der fertigen Antworten. Die ursprüngliche Struktur der Dokumente bleibt dabei erhalten. Unterstützt werden gängige Tabellenformate wie Excel.

Kollaboration und Workflow

Funktion	Beschreibung
Echtzeit-Zusammenarbeit	Cloud-basierter Zugriff von überall
Kommentar- und Freigabefunktion	Experten können strategisch zur Validierung beitragen
Status-Tracking	Kategorien: “Zu bearbeiten”, “In Bearbeitung”, “In Validierung”, “Abgeschlossen”
Q&A-Dashboard	Überwachung der Aktivitäten nach Gruppen und Zeiträumen
Rollenbasierte Berechtigungen	Sicherheitssystem für sensible Daten

Integration

XaitRFI lässt sich nahtlos mit XaitProposal verbinden, um einen durchgängigen Workflow von der Fragebogenbearbeitung bis zur finalen Angebotsabgabe zu ermöglichen.

Weitere Produkte von Xait

XaitRFI ist Teil einer umfassenden Produktsuite:

• XaitPorter: Co-Authoring- und Automatisierungslösung für komplexe Dokumente
• XaitCPQ: Configure-Price-Quote-Software für komplexe Preiskalkulationen
• XaitProposal: Geführte Proposal-Erstellung für strukturierte Angebote
• XaitWebProposal: Erstellung interaktiver Mini-Websites für Angebotspräsentationen
• XaitAI: KI-gestützte Analyse und Erstellung von Angeboten

Geschichte und Entwicklung

Gründung und frühe Jahre

Xait wurde im Jahr 2000 von Owe Lie-Bjelland und Arnt J. Andreassen in Stavanger, Norwegen gegründet. Das Unternehmen startete mit der Entwicklung von CMS-Publishing-Software (XaitExposure) und CRM-Software (XaitExonerate). 2002 wurde die kollaborative Schreibsoftware “Publish-As-You-Go” eingeführt, die 2003 in XaitPorter umbenannt wurde.

Wachstum und Akquisitionen

Jahr	Ereignis
2016	Investment durch Viking Venture (43% Anteil)
2020	Übernahme von BlueprintCPQ zur Erweiterung des CPQ-Angebots
2021	Übernahme von Privia für den US-Regierungsmarkt
2025	Akquisition durch Main Capital Partners

Während der Beteiligung von Viking Venture (später Viking Growth) wurde das Unternehmen verfünffacht und näherte sich einem jährlich wiederkehrenden Umsatz (ARR) von NOK 200 Millionen.

Team und Führung

Gründer

• Owe Lie-Bjelland – Mitgründer und Partner
• Arnt J. Andreassen – Mitgründer und CFO

Aktuelle Geschäftsführung

Name	Position
Eirik Gudmundsen	Group Chief Executive Officer
Eivind Windspoll	Chief Revenue Officer
Silje Stensland	Chief Marketing Officer
Marianne Bjelke-Andersen	Chief Operating Officer
Kevin Geraghty	Head of CPQ Practice & Managing Director Xait Ltd
Michelle Camden	Head of Service & Delivery – XaitPorter
Kristian Lie-Bjelland	Lead Customer Success Manager

Das Unternehmen beschäftigt rund 90 Mitarbeiter an Standorten in Norwegen, den USA (Austin, Houston, Virginia), Großbritannien (Cheltenham, London), Frankreich (Paris, Nantes) und Indien.

Investoren und Eigentümer

• Viking Venture / Viking Growth: Der nordische Software-Investor erwarb 2016 einen 43%-Anteil an Xait und begleitete das Unternehmen durch eine Phase starken Wachstums mit mehreren Akquisitionen.
• Main Capital Partners: Im Juli 2025 übernahm Main Capital Partners die Mehrheit an Xait von Viking Growth. Der niederländische Private-Equity-Investor konzentriert sich auf B2B-Softwareunternehmen.

Konkurrenz

XaitRFI konkurriert im Markt für RFP/RFI-Response-Management mit mehreren etablierten Anbietern:

Anbieter	Stärken
Loopio	Intuitive Benutzeroberfläche, schnelles Onboarding, ideal für kleine bis mittlere Teams
Responsive (ehemals RFPIO)	Marktführer für strategisches Response-Management, starke Automatisierung
QorusDocs	Microsoft-Integration, Proposal-Management
PandaDoc	Breite Dokumenten-Workflow-Automatisierung
Proposify	Fokus auf Angebotserstellung und -design

Kunden

Zu den Referenzkunden von Xait zählen unter anderem Colas, VINCI Energies und Samsic Group. Insgesamt bedient Xait mehr als 300 Unternehmenskunden in über 100 Ländern mit mehr als 70.000 Nutzern weltweit.

Quellen

• XaitRFI Produktseite
• Xait Unternehmenswebsite
• Viking Growth – Xait Akquisition durch Main Capital Partners
• [Xait erwirbt BlueprintCPQ – PRNewswire](https://www.prnewswire.com/news-releases/xait-acquires-blueprintcpq-to-expand-software-offering-and-fuel-international-growth-301187419.html)
• [Xait erwirbt Privia – Xait Press Release](https://www.xait.com/press-releases/xait-acquires-privia-to-ramp-up-in-the-government-contracting-market)
• Xait Unternehmensprofil – Tracxn
• Viking Venture investiert in Xait – FinSMEs