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Smart Template

Smart Template ist ein Softwareprodukt der Schweizer Firma officeatwork AG für die dynamische Dokumentenerstellung in Microsoft 365.

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Smart Template

Smart Template ist ein Softwareprodukt der Schweizer Firma officeatwork AG für die dynamische Dokumentenerstellung in Microsoft 365. Das Produkt ermöglicht es Unternehmen, markenkonform formatierte Dokumente automatisiert zu erstellen, zentral zu verwalten und konsistent über die gesamte Organisation hinweg bereitzustellen. Smart Template ist Teil der officeatwork 365 Suite und richtet sich an Unternehmen, die ihre Dokumentenprozesse in der Microsoft-365-Umgebung standardisieren und automatisieren möchten.

Überblick

Funktionen und Merkmale

Dynamische Templates

Smart Template geht über statische Dokumentvorlagen hinaus. Änderungen an einem Basis-Template werden automatisch in allen verknüpften Dokumenten übernommen – so ist sichergestellt, dass Branding und Informationen stets aktuell bleiben.

Kernfunktionen

Funktion Beschreibung
Dynamische Platzhalter Textbausteine, Kopfzeilen und Absätze werden dynamisch eingefügt und an den Kontext angepasst
Automatische Markenkonformität Dokumente werden automatisch gemäß den Corporate-Design-Richtlinien formatiert
Mehrsprachigkeit Erstellung von Dokumenten in mehreren Sprachen aus einem einzigen Template
Adaptive Standardwerte Vorbelegung mit Organisationsdetails für schnellere Dokumenterstellung
Zentrale Verwaltung Alle Templates werden über eine einheitliche Plattform verwaltet
Microsoft-365-Integration Nativ in Microsoft 365 eingebettet, keine externen Logins oder Desktop-Installationen erforderlich
Datensicherheit Dokumente verbleiben im Microsoft-Tenant des Unternehmens

Einsatzszenarien

  • Erstellung von Verträgen, Angeboten und Proposals
  • Markenkonforme Präsentationen und Berichte
  • Standardisierte E-Mail-Vorlagen
  • Mehrsprachige Geschäftsdokumente

Einordnung in die officeatwork-Produktfamilie

Smart Template ist eines von mehreren Produkten der officeatwork 365 Suite:

Produkt Funktion
Smart Template Dynamische, datengetriebene Dokumentenerstellung
Template Chooser Auffinden und Verwenden der richtigen Vorlage
Content Chooser Verwaltung und Zugriff auf Office-Inhalte
Image Chooser Zugriff auf freigegebene Bildbibliotheken
Slide Chooser Folien aus bestehenden Präsentationen wiederverwenden
Content Uploader Upload und Verwaltung von Inhalten
Verifier Prüfung der Markenkonformität

Geschichte und Entwicklung

Die officeatwork AG wurde 1975 in Zug (Schweiz) gegründet und hat sich über Jahrzehnte als Microsoft-Technologiepartner etabliert. Das Unternehmen wurde von Martin Stephan Seifert gegründet und aufgebaut.

Wichtige Meilensteine:

  • 1975: Gründung der officeatwork AG in Zug, Schweiz
  • Langjährige Microsoft-Partnerschaft: Über drei Jahrzehnte Zusammenarbeit mit Microsoft; Auszeichnung als Microsoft Partner of the Year (Kategorie ISV Cloud Innovation) in der Schweiz
  • Produktentwicklung: Entwicklung einer umfassenden SaaS-Suite für Document Creation und Content Management in Microsoft 365
  • 500+ Kunden weltweit, mit starker Präsenz in der Schweiz sowie wachsenden Umsätzen in Deutschland, den Niederlanden und den USA
  • Dezember 2025: Übernahme der Mehrheitsbeteiligung durch Omnidocs (Dänemark), unterstützt durch Main Capital Partners. Integration der Teams und Produkte geplant für erstes Halbjahr 2026

Führung

Eigentümerschaft

Seit Dezember 2025 gehört officeatwork mehrheitlich zur Omnidocs Group, einem dänischen Softwareunternehmen für Dokumentengenerierung und -automatisierung mit Sitz in Kopenhagen (gegründet 2004, ca. 160 Mitarbeiter). Omnidocs wird seinerseits von Main Capital Partners unterstützt.

Die Übernahme ist die vierte Add-on-Akquisition von Omnidocs seit der Partnerschaft mit Main Capital Partners (seit Januar 2024). Zuvor hatte Omnidocs bereits Xential (Benelux) und Presentation Solutions (UK) übernommen.

Hinweis: Ein spezifischer Fondsname von Main Capital Partners wurde in den offiziellen Pressemitteilungen zur Omnidocs/officeatwork-Transaktion nicht explizit genannt. Daher wird keine Exit-Prognose erstellt.

Konkurrenz

Smart Template steht im Wettbewerb mit anderen Lösungen für Template-Management und Dokumentenerstellung in Microsoft 365:

Wettbewerber Beschreibung
Templafy Dänische Plattform für Document Creation und Brand Compliance; läuft parallel zu Microsoft 365
SmartDocuments Niederländischer Anbieter für intelligente Dokumentenerstellung
empower Cloud-basierte Template-Management-Lösung für Microsoft 365, gehostet auf Azure
OneOffixx Schweizer Anbieter für Template-Management und Dokumentenerstellung

Ein Differenzierungsmerkmal von officeatwork ist die native Integration direkt in Microsoft 365 – ohne externe Logins, zusätzliche Datenwege oder Desktop-Installationen.

Quellen