SmartDocuments

SmartDocuments ist ein niederländisches B2B-Softwareunternehmen, das sich auf automatisierte Dokumentenerstellung (Automated Document Creation, ADC) und Template-Management spezialisiert hat. Das 1994 von Marco Drost gegründete Unternehmen mit Hauptsitz in Deventer (Niederlande) unterstützt dokumentenintensive Organisationen wie Kommunen, Banken, Versicherungen, Wohnungsbaugesellschaften und Behörden bei der Automatisierung ihrer Dokumentenprozesse. SmartDocuments verarbeitet jährlich über 200 Millionen Dokumente und gehört seit Oktober 2024 zu Banyan Software.

Überblick

• Name: SmartDocuments
• Typ: B2B-Softwareunternehmen (Document Automation & Template Management)
• Gründung: 1994
• Gründer: Marco Drost
• Hauptsitz: Deventer, Overijssel, Niederlande
• DACH-Niederlassung: Düsseldorf, Deutschland (SmartDocuments Deutschland GmbH)
• Weitere Standorte: Schweden, Großbritannien, USA
• Mitarbeiter: ca. 51–200
• Eigentümer: Banyan Software (seit Oktober 2024)
• Zertifizierungen: ISO 9001, ISO 27001, Microsoft Gold Partner
• Website: smartdocuments.com

Produkte und Services

SmartDocuments bietet eine cloudbasierte SaaS-Plattform für die Automatisierung und Standardisierung von Dokumentenprozessen. Die Lösung ermöglicht es Organisationen, interaktive Dokumente und Massenaussendungen effizient zu erstellen, wobei wiederkehrende Daten automatisch aus Quellsystemen eingefügt werden.

Kernmodule

Modul	Beschreibung
Document Creation	Erstellung von Formularen, Briefen, Genehmigungen und Bescheiden über intelligente Templates
Template Management	Zentrale Verwaltung von Vorlagen, Corporate Design, Benutzerrechten und Bausteinen (SmartControl)
Output Management	Standardisierung und Automatisierung der Dokumentenausgabe in hohen Volumina
Document Anonymization	Automatisierte Anonymisierung sensibler Daten in Dokumenten
Digital Accessibility	Barrierefreie Dokumentenerstellung
Graphic Profile Automation	Automatische Einhaltung der visuellen Unternehmensidentität

Integrationen

SmartDocuments lässt sich in zahlreiche Drittsysteme integrieren, darunter:

• Microsoft: Microsoft 365, Microsoft Teams, SharePoint
• SAP: Automatische Übernahme von Kunden- und Produktdaten
• ECM/DMS: Alfresco, OpenText Process Automation
• Signatur: DocuSign
• Branchenlösungen: Aareon Smart World (Wohnungswirtschaft)

Unterstützte Sprachen

Tschechisch, Niederländisch, Englisch, Deutsch, Spanisch, Schwedisch.

Geschichte und Entwicklung

• 1994: Gründung durch Marco Drost als projektbasiertes Dokumentenautomatisierungsunternehmen, zunächst fokussiert auf Kommunen und Behörden in den Niederlanden.
• 2000er: Transformation vom Projektgeschäft zum Softwareproduktunternehmen mit eigener Plattform.
• Wachstumsphase: Expansion in den DACH-Raum (SmartDocuments Deutschland GmbH in Düsseldorf), nach Schweden, Großbritannien und in die USA. Über 30 Jahre Erfahrung machten SmartDocuments zum Marktführer im niederländischen Kommunalmarkt.
• Internationalisierung: Aufbau eines Partnernetzwerks, u.a. mit EDP in Schweden, wo über 90 % der schwedischen Kommunen Software von EDP mit SmartDocuments-Integration nutzen.
• Oktober 2024: Übernahme durch Banyan Software, die erste Akquisition von Banyan in der Benelux-Region. Marco Drost bleibt als CEO an Bord.

Team und Führung

Name	Position
Marco Drost	Gründer & CEO
Keith Bird	Managing Director (seit Banyan-Übernahme)
Roel Dortmans	COO
Rosario Iannella	CTO
Ben Kamphuis	General Director
Tomas Hydfeldt	Managing Director SmartDocuments Nordic AB
Linda Broeksteeg	Head of Project Management
Sven Buick	Head of Sales & Partners D/A/CH

Investoren und Eigentümer

SmartDocuments war bis Oktober 2024 ein inhabergeführtes Unternehmen unter der Leitung von Gründer Marco Drost. Am 11. Oktober 2024 wurde SmartDocuments von Banyan Software übernommen.

Banyan Software ist ein 2016 gegründetes Holdingmodell für Softwareunternehmen mit Sitz in den USA, das eine „Buy-and-Hold-forever”-Strategie verfolgt. Banyan wird seinerseits von Investoren wie Norwest, Rock Creek Capital, Ares Management und Pacific Lake finanziert und hat insgesamt rund 2,52 Mrd. USD an Kapital aufgenommen.

„After years of steady growth and successful international expansion, we recognized the need for a strategic partner to help accelerate our next phase of development.” — Marco Drost, CEO SmartDocuments

Da Banyan Software als permanente Holdinggesellschaft operiert und keine Exit-Strategie verfolgt, ist eine Exit-Prognose nicht anwendbar. Es wurde kein spezifischer Fondsname in der Pressemitteilung genannt.

Kunden und Referenzen

SmartDocuments bedient dokumentenintensive Organisationen in mehreren Branchen:

• Öffentlicher Sektor: Kommunen, Kreisverwaltungen, Stadtbehörden (z.B. Gemeente Tilburg, Meerinzicht, Landkreis Verden)
• Finanzdienstleistungen: Banken, Versicherungen
• Wohnungswirtschaft: Wohnungsbaugesellschaften
• Rechtsmarkt: Kanzleien und juristische Abteilungen
• Bildung: Universitäten und Schulen
• Gesundheitswesen: Kliniken und Gesundheitsorganisationen

Die Gemeente Tilburg konnte durch SmartDocuments ihre kommunalen Standarddokumente von 2.000 auf rund 350 reduzieren.

Konkurrenz

SmartDocuments konkurriert im Markt für Document Automation und Template Management mit verschiedenen Anbietern:

Wettbewerber	Schwerpunkt
dox42	Dokumentengenerierung mit Microsoft-Integration (Dynamics 365, SharePoint)
Docmosis	Template-basierte Dokumentengenerierung (Self-hosted & SaaS)
Conga Composer	Document Generation im Salesforce-Ökosystem
PandaDoc	Dokumentenautomatisierung mit E-Signatur
Nintex	Prozessautomatisierung mit Dokumentenkomponente

Quellen

• SmartDocuments – Offizielle Website
• SmartDocuments Deutschland GmbH
• SmartDocuments joins Banyan Software (Pressemitteilung)
• Banyan Software – SmartDocuments Acquisition
• Rutgers & Posch berät Banyan Software bei Übernahme
• [SmartDocuments – Tracxn Profil](https://tracxn.com/d/companies/smartdocuments/__C-SkgqBxtF5AAZ2ZopH-4-ov0pXUvmkov7NaO0te9TA)
• SmartDocuments – Crunchbase
• SmartDocuments – LinkedIn
• SmartDocuments Customer Stories
• SmartDocuments – Capterra

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Akquisitionen

• Banyan Software (2024-10)