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Produkt Aktualisiert: 19.1.2026

easy invoice smart

easy invoice smart ist eine Cloud-basierte Softwarelösung für die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen, entwickelt von der EASY SOFTWARE AG.

easy invoice smart

easy invoice smart ist eine Cloud-basierte Softwarelösung für die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen, entwickelt von der EASY SOFTWARE AG. Die seit Januar 2023 verfügbare Out-of-the-Box-Lösung richtet sich an Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse digitalisieren möchten, und verspricht eine vollständige Inbetriebnahme innerhalb von 24 Stunden. Das Produkt bündelt über 30 Jahre Erfahrung aus Invoice-Projekten für KMU und Konzerne.

Überblick

MerkmalDetails
ProdukttypSaaS / On-Premises Software
KategorieEingangsrechnungsverarbeitung, Enterprise Content Management
HerstellerEASY SOFTWARE AG
Markteinführung16. Januar 2023
HauptsitzJakob-Funke-Platz 1, 45127 Essen, Deutschland
Websiteeasy-software.com
PreismodellVolumenbasiert, ab 1.000 Rechnungen/Jahr

Funktionen und Leistungsumfang

Rechnungserfassung

easy invoice smart unterstützt drei gängige Eingangsformate:

  • E-Mail mit PDF-Anhang als digitale Rechnung
  • Gescannte Papierdokumente (JPG, TIFF)
  • Smartphone-Uploads über mobile Erfassung

Für künftige Versionen sind E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD geplant.

Automatische Validierung

Das System führt automatisch eine UStG-§14-Prüfung durch und überprüft, ob eingehende Dokumente alle gesetzlichen Anforderungen an ordnungsgemäße Rechnungen im Sinne des deutschen Umsatzsteuergesetzes erfüllen. Dies reduziert manuelle Prüfaufwände und senkt die Fehlerquote erheblich.

Datenextraktion und Verifikation

  • Automatische Extraktion von Rechnungsdaten mittels OCR und semantischer Analyse
  • Farbcodierte Darstellung der Erkennungsqualität
  • Abweichungen werden im Verifikationsclient angezeigt

Workflow-Management

  • Mehrstufige Freigabeprozesse mit konfigurierbaren Wertgrenzen
  • Vier-Augen-Prinzip für kritische Freigaben
  • Flexible Zeichnungskreise mit differenzierten Freigabestufen

Archivierung

Optional lässt sich easy invoice smart nahtlos an easy archive anbinden für:

  • GoBD-konforme revisionssichere Archivierung
  • Langzeitaufbewahrung gemäß gesetzlicher Vorgaben

ERP-Integration

Bereitstellungsmodelle

Cloud-Lösung (easy invoice smart Cloud)

  • Betrieb auf der EASY Cloud-Plattform
  • Managed Service durch das EASY-Team
  • Automatische Updates auf die jeweils aktuelle Version
  • Ideal für dezentrale Rechnungsteams

On-Premises

  • Klassische Installation in der eigenen Infrastruktur
  • Volle Kontrolle über Daten und Systeme

Preisgestaltung

Die Preise staffeln sich nach dem jährlichen Volumen eingehender Rechnungen:

RechnungsvolumenPreismodell
Ab 1.000 Rechnungen/JahrEinstiegspreis (auf Anfrage)
Höhere VoluminaIndividuelle Kalkulation

Detaillierte Preisangaben erfolgen auf Anfrage beim Hersteller.

Geschichte und Entwicklung

Hintergrund der EASY SOFTWARE AG

  • 1990: Gründung als “EASY – Elektronische Archiv SYsteme GmbH” in Düsseldorf
  • 1992: Umzug nach Mülheim an der Ruhr
  • 1998: Umwandlung in eine Aktiengesellschaft
  • 2013: Beginn eines umfassenden Transformationsprozesses unter CEO Willy Cremers
  • 2020: Übernahme durch Battery Ventures via deltus 36. AG
  • 2022: Umzug der Zentrale nach Essen in das FUNKE Medienhaus
  • 2023: Markteinführung von easy invoice smart (16. Januar)
  • 2024: Gründung der conrizon AG als Holdinggesellschaft für ECM-Marken

Produktentwicklung

easy invoice smart basiert auf dem etablierten Dokumentenmanagement-System “EASY DMS” und wurde als vereinfachte, schnell implementierbare Variante der umfangreicheren EASY Invoice-Lösung entwickelt. Die “Smart”-Version richtet sich gezielt an Unternehmen, die ohne aufwendige Implementierungsprojekte in die digitale Rechnungsverarbeitung einsteigen möchten.

Team und Führung

Aktueller Vorstand

NamePositionSeit
Andreas ZipserCEO (Vorstandsvorsitzender)März 2021
Ulrich EdelmannCFO2024

Andreas Zipser verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Führungskraft in der Softwarebranche. Vor seinem Wechsel zur EASY SOFTWARE AG war er als Executive Vice President & Managing Director Central Europe bei Sage tätig, wo er die strategische Transformation von Lizenzprodukten zu Cloud-Lösungen verantwortete.

Investoren und Eigentümer

Aktuelle Eigentümerstruktur

  • Battery Ventures (US-amerikanischer Technologie-Investor) hält über die deltus 36. AG die Mehrheit an der EASY SOFTWARE AG
  • Seit Dezember 2020 besteht ein Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag
  • Im Februar 2022 erfolgte das Delisting von der Frankfurter Wertpapierbörse

conrizon AG

Anfang 2024 wurde die conrizon AG als europäische Holdinggesellschaft gegründet, die führende ECM-Marken bündelt:

  • easy (EASY SOFTWARE AG)
  • PROXESS (seit November 2023 Teil der Gruppe)
  • HABEL
  • Shareflex (Portal Systems AG, übernommen Januar 2025)

Wettbewerb und Marktumfeld

easy invoice smart konkurriert im Markt für Eingangsrechnungsverarbeitung mit verschiedenen Anbietern:

Internationale Wettbewerber

AnbieterSchwerpunkt
SAP ConcurEnterprise-Ausgabenmanagement
StampliKI-gestützte Rechnungsverarbeitung
BILL (Bill.com)Finanzautomatisierung für KMU
RossumKI-basierte Dokumentenverarbeitung

Deutsche Alternativen

AnbieterSchwerpunkt
easybillOnline-Rechnungserstellung
ELO InvoiceRechnungsmanagement im ECM-Kontext
FastBillRechnungs- und Belegmanagement
sevDeskBuchhaltungssoftware für Freelancer und KMU
BuchhaltungsButlerCloudbasierte Buchhaltung

Abgrenzung

easy invoice smart positioniert sich als Lösung für Unternehmen, die einen schnellen Einstieg in die digitale Rechnungsverarbeitung suchen, ohne langwierige Implementierungsprojekte durchführen zu müssen. Die enge Integration mit dem EASY-Ökosystem (DMS, Archiv) ist ein wesentliches Differenzierungsmerkmal gegenüber reinen SaaS-Anbietern.

Quellen

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