Portal Systems AG

Portal Systems AG ist ein deutsches Softwareunternehmen mit Sitz in Hamburg, das sich auf Enterprise Content Management (ECM) und Dokumentenmanagement auf Basis von Microsoft 365 und SharePoint spezialisiert hat. Mit der Produktfamilie Shareflex bietet das Unternehmen cloudbasierte Lösungen für Dokumentenmanagement, Vertragsmanagement und Rechnungsverarbeitung. Seit Januar 2025 gehört Portal Systems zur conrizon AG, einer ECM-Holdinggesellschaft im Portfolio von Battery Ventures.

Überblick

Typ: Enterprise Content Management / B2B-Software
Gründung: 2001 (als PSC Portal Systems Consulting GmbH)
Rechtsform: Aktiengesellschaft (seit August 2018)
Hauptsitz: Fischertwiete 1, Chilehaus B, 20095 Hamburg
Weitere Standorte: Potsdam, München, Nürnberg
Website: portalsystems.de
Mitarbeiter: ca. 60
Umsatz: ca. 7 Mio. EUR
Kunden: 300+
Handelsregister: HRB 154214, Amtsgericht Hamburg
Muttergesellschaft: conrizon AG (Essen)

Produkte und Services

Portal Systems vertreibt die Shareflex-Produktfamilie — eine Suite cloudnativer ECM-Anwendungen, die vollständig auf Microsoft 365 und SharePoint Online aufbauen:

Produkt	Funktion
Shareflex ECM Online	Umfassende ECM-Suite für Microsoft 365
Shareflex Documents	Dokumentenmanagement-System (DMS)
Shareflex Contract	Vertragslebenszyklus-Management (CLM)
Shareflex Invoice	Eingangsrechnungsverarbeitung
Shareflex Quality	Dokumentenlenkung im Qualitätsmanagement

Portal Systems ist Gründungsmitglied des Microsoft 365 Content Services Partner Program und positioniert sich als Spezialist für dokumentenintensive Prozesse in der Microsoft-Cloud.

Geschichte und Entwicklung

2001: Gründung als PSC Portal Systems Consulting GmbH in Hamburg durch Andre Hoseas
2003: Frank von Orlikowski tritt als zweiter Gesellschafter ein
2013: Beginn der Entwicklung des Business Application Frameworks für SharePoint
September 2017: Rebranding der Produktfamilie unter dem Namen Shareflex
August 2018: Umwandlung von der GmbH in die Portal Systems AG (HRB 154214)
Januar 2025: Übernahme durch die conrizon AG, eine Holdinggesellschaft im Portfolio von Battery Ventures

Team und Führung

Vorstand

Name	Position	Hintergrund
Frank von Orlikowski	Vorstandsvorsitzender (CEO)	Mitgründer, seit 2003 im Unternehmen
Patrick Carl	Vorstand (CSO)	Zuvor ca. 20 Jahre bei COI GmbH

Aufsichtsrat

Name	Position	Funktion
Andreas Zipser	Vorsitzender	CEO der conrizon AG
Mario Donnebrink	Mitglied
Andre Hoseas	Mitglied	Gründer, zuvor im Vorstand

Investoren und Eigentümer

Portal Systems gehört seit Januar 2025 zur conrizon AG (Sitz: Essen), einer im Mai 2024 gegründeten ECM-Holdinggesellschaft. conrizon bündelt mehrere ECM-Marken unter einem Dach und wird von Battery Ventures kontrolliert.

Beteiligungskette:

Battery Ventures (PE-Investor, USA)
  └── EASY SOFTWARE AG (Übernahme 2020 für 74,1 Mio. EUR)
       └── conrizon AG (Holding, gegründet Mai 2024)
            └── Portal Systems AG (Akquisition Januar 2025)

Battery Ventures übernahm 2020 die börsennotierte EASY SOFTWARE AG per öffentlichem Übernahmeangebot zu 11,50 EUR je Aktie. 2024 wurde die conrizon AG als strategische Holding gegründet, um die ECM-Marken zu konsolidieren. Portal Systems war die erste Add-on-Akquisition unter dem neuen Holdingdach.

Schwesterunternehmen innerhalb der conrizon-Gruppe:

EASY SOFTWARE — Archivierung, DMS
PROXESS — ECM / Archivierung
HABEL — Dokumentenmanagement
friendWorks GmbH — ECM-Services

Die conrizon-Gruppe bedient insgesamt rund 2.800 Kunden im DACH-Raum.

Hinweis zur Exit-Prognose: Ein spezifischer Fondsname von Battery Ventures wurde in keiner öffentlichen Quelle explizit genannt. Daher wird keine Exit-Prognose erstellt.

Konkurrenz

Portal Systems konkurriert im DACH-Markt für ECM und Dokumentenmanagement auf Microsoft-365-Basis mit folgenden Anbietern:

Anbieter	Schwerpunkt
d.velop	ECM-Suite, Ecspand für SharePoint
ELO Digital Office	ECM-Suite (ELOprofessional, ELOenterprise)
DocuWare (Ricoh)	Cloud-DMS
SER Group	Doxis4 ECM-Plattform
M-Files	Metadatenbasiertes DMS

Quellen

Akquisitionen

HABEL