Proxess DMS
Proxess DMS ist ein deutsches Dokumentenmanagementsystem (DMS), das speziell für mittelständische Unternehmen entwickelt wurde.
Proxess DMS
Proxess DMS ist ein deutsches Dokumentenmanagementsystem (DMS), das speziell für mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Die Software ermöglicht die rechtskonforme Archivierung, Verwaltung und Organisation von Dokumenten und bietet umfassende Funktionen für automatisierte Workflows, insbesondere im Bereich der Eingangsrechnungsverarbeitung. Das Produkt wird von der PROXESS GmbH entwickelt und vertrieben, die seit November 2023 Teil der Easy Software AG und der conrizon AG ist.
Überblick
| Eigenschaft | Details |
|---|---|
| Produkttyp | Dokumentenmanagementsystem (DMS) / Enterprise Content Management (ECM) |
| Hersteller | PROXESS GmbH |
| Erstveröffentlichung | 1991 (als HABEL DMS) |
| Aktuelles Release | PROXESS DMS 2024 R1 (September 2024) |
| Hauptsitz | Rietheim-Weilheim, Deutschland |
| Weitere Standorte | Koblenz, Leipzig, Thayngen (Schweiz) |
| Kunden | ca. 2.800 |
| Nutzer | ca. 100.000 |
| Website | www.proxess.de |
Funktionen und Module
Kernfunktionen
- GoBD-konforme Archivierung: Rechtssichere, langfristige Archivierung von Dokumenten gemäß deutschen Compliance-Anforderungen
- Volltextsuche: Schnelles Auffinden von Dokumenten über Schlagworte und Volltextsuche
- Versionierung: Nachverfolgung von Dokumentänderungen mit vollständiger Versionshistorie
- E-Mail-Archivierung: Automatische, gesetzeskonforme Archivierung von E-Mails unter Berücksichtigung des Datenschutzes
Zusatzmodule
| Modul | Beschreibung |
|---|---|
| PROXESS Belegleser | KI-basierte automatische Erkennung und Auslesen von Rechnungsdaten (Kopf- und Fußdaten, Beträge, Kreditor) |
| Digitaler Rechnungsworkflow | Automatisierte Prüfung, Freigabe und Weiterleitung von Rechnungen mit E-Mail-Benachrichtigungen |
| E-Rechnung | Verarbeitung elektronischer Rechnungen nach deutschen Standards |
| Vertragsmanagement | Verwaltung und Überwachung von Verträgen mit Fristenkontrolle |
| Personalmanagement | Digitale Personalakte und HR-Dokumentenverwaltung |
| E-Mail-Archivierung | Compliance-konforme Archivierung geschäftlicher E-Mails |
PROXESS Now (Mobile App)
Die mobile App PROXESS Now ermöglicht das Digitalisieren von Papierbelegen per Smartphone oder Tablet. Dokumente können unterwegs oder im Homeoffice abfotografiert, verschlagwortet und in Echtzeit ins DMS hochgeladen werden.
Integrationen
PROXESS DMS bietet umfangreiche Schnittstellen zu verschiedenen Unternehmenssystemen:
ERP-Systeme:
- Microsoft Dynamics 365 Business Central (eigene Business Central App)
- abas ERP
- SAP
- Infor M3
- COGITO Retail
Weitere Integrationen:
- Microsoft 365 und SharePoint
- CRM-Systeme
- Finanzbuchhaltungssysteme
- E-Mail-Systeme (Outlook, Exchange)
Deployment-Optionen
- On-Premise: Installation auf eigener Server-Infrastruktur
- Cloud: DSGVO-konforme Cloud-Lösung in deutschen Rechenzentren
- Hybrid: Kombination aus beiden Varianten
Geschichte und Entwicklung
Ursprünge (1991-2018)
Die Wurzeln von Proxess DMS reichen bis 1991 zurück, als Fritz Habel das Unternehmen HABEL Dokumentenmanagement in Rietheim-Weilheim gründete. HABEL war ein Pionier im DMS-Bereich und führte als erstes Unternehmen erfolgreich die Barcode-Erkennung für die Archivierung von Dokumenten ein.
Parallel dazu entwickelte seit 2001 die Akzentum GmbH in Rengsdorf (Westerwald) Dokumentenmanagementlösungen für den Mittelstand. Akzentum etablierte sich als führender Anbieter für DMS-Lösungen im Möbelhandel, SHK-Handel (Sanitär, Heizung, Klima) und technischen Handel.
Fusion zu PROXESS (2018-2019)
Im November 2018 begannen Akzentum und HABEL eine strategische Kooperation unter dem Dach der Beta Systems Software AG, die beide Unternehmen erworben hatte. Am 1. September 2019 fusionierten beide Firmen zur PROXESS GmbH.
Der Name “PROXESS” ist eine Wortkreation aus “Progress” (Fortschritt) und “Success” (Erfolg) und steht für den Digitalisierungsansatz des Unternehmens.
Übernahme durch Easy Software (2023)
Im November 2023 erwarb die Easy Software AG alle Anteile an der PROXESS Holding GmbH von der Beta Systems Software AG (87%) und dem PROXESS-Management (13%). Das Transaktionsvolumen betrug 14,9 Mio. Euro.
Integration in conrizon (2024)
Im Frühjahr 2024 wurde PROXESS Teil der conrizon AG, einer europäischen Holding für ECM-Marken. Unter diesem Dach werden die Marken easy, PROXESS, HABEL und Shareflex gebündelt. Die conrizon AG strebt an, der führende europäische Anbieter von ECM-Lösungen zu werden.
Führungsteam
| Position | Name |
|---|---|
| Geschäftsführer (CEO) | Martin Fecker |
| Head of Product Management & Marketing | Lutz Krocker |
Martin Fecker war zuvor Geschäftsführer der Habel Dokumentenmanagement GmbH (seit Oktober 2016) und ist seit April 2024 zusätzlich Chief Revenue Officer der Easy Software AG.
Eigentümerstruktur
| Zeitraum | Eigentümer |
|---|---|
| 1991-2019 | Gründerfamilien (HABEL/Akzentum) |
| 2019-2023 | Beta Systems Software AG (87%), Management (13%) |
| 2023-heute | Easy Software AG / conrizon AG |
Zielgruppen und Branchen
PROXESS DMS richtet sich primär an mittelständische Unternehmen in folgenden Branchen:
- Möbelhandel: Führender DMS-Anbieter in diesem Segment
- SHK-Handel: Sanitär, Heizung, Klima
- Technischer Handel: Großhandel für technische Produkte
- Fertigende Industrie: Produzierende Unternehmen
- Energieversorger: Stadtwerke und Energiedienstleister
- Dienstleistungsunternehmen: Allgemeine B2B-Dienstleister
Wettbewerb
Proxess DMS konkurriert im deutschen Mittelstandsmarkt mit verschiedenen DMS/ECM-Anbietern:
| Wettbewerber | Besonderheit |
|---|---|
| d.velop | Großer deutscher DMS-Anbieter mit Fokus auf Mittelstand |
| DocuWare | Cloud- und On-Premise-DMS mit internationalem Fokus |
| Amagno | Niedersächsisches Unternehmen mit modulloser DMS/ECM-Lösung |
| ecoDMS | Kostengünstiges DMS für kleine und mittlere Unternehmen |
| Shareflex ECM | SharePoint-basierte ECM-Lösung (Schwestermarke unter conrizon) |
Preismodell
PROXESS DMS wird sowohl als Cloud-Lösung mit monatlichen Nutzungsgebühren als auch als On-Premise-Variante mit einmaligen Lizenzkosten angeboten. Die genauen Preise werden individuell auf Basis der Anforderungen (Nutzeranzahl, Module, Speicherplatz) kalkuliert und sind nicht öffentlich verfügbar.
Orientierungswerte für den DMS-Markt:
- Cloud: Ab ca. 25-60 € pro Nutzer/Monat
- On-Premise: Einmalinvestitionen zwischen 5.000 € und 100.000 € je nach Unternehmensgröße
Kommentare werden geladen...