IDeFIX Digitaler Meldeschein

IDeFIX Digitaler Meldeschein ist eine Softwarelösung der SoftTec GmbH zur digitalen Erfassung von Gästedaten in Hotels. Die Lösung ersetzt den traditionellen Papier-Meldeschein und ermöglicht Hotelgästen, ihre Daten vor der Anreise oder direkt an der Rezeption über Smartphone oder Tablet einzugeben. Das Produkt wird mittlerweile auch unter dem Namen “hotline Digitaler Meldeschein” vermarktet und gewann 2022 den Tophotel Star Award in Gold in der Kategorie “Effizienz”.

Überblick

• Typ: Hotelsoftware / Digitale Check-in-Lösung
• Hersteller: SoftTec GmbH
• Hauptsitz des Herstellers: Sonthofen, Bayern, Deutschland
• Markteinführung: ca. 2021
• Zielmarkt: DACH-Region (Deutschland, Österreich, Schweiz)
• Zielgruppe: Hotels und Beherbergungsbetriebe
• Website: softtec-digitaler-meldeschein.de

Funktionen und Features

Kernfunktionen

Funktion	Beschreibung
Digitale Gästedatenerfassung	Ersetzt Papierformulare durch digitale Eingabe
Pre-Check-in	Meldeschein kann vor Anreise per E-Mail an Gäste versendet werden
QR-Code-Zugang	Gäste können Formulare per QR-Code aufrufen
Mitreisenden-Erfassung	Alle Gäste eines Zimmers werden gemeinsam erfasst
Separate Rechnungsadresse	Für Geschäftsreisende mit abweichender Rechnungsstellung
Automatischer Datenimport	Direkte Übertragung in die hotline Hotelsoftware

Technische Merkmale

• Responsive Design für alle Endgeräte (Smartphone, Tablet, Desktop)
• Nutzung auf Gästegeräten oder Hotel-Tablets möglich
• Anpassbares Design (Farben, Logo, Texte) an das Hotel-Branding
• Integration in die hotline Hotelsoftware und SoftTec Cloud Hotelsoftware

Vorteile

Effizienzsteigerung

• Eliminierung manueller Doppeleingaben
• Wegfall der Handschrift-Entzifferung
• Beschleunigter Check-in-Prozess
• Reduzierte Fehlerquote bei der Datenerfassung

Kosteneinsparung

• Kosten unter 1 Euro pro Tag
• Einsparung von Papier-, Druck- und Lagerkosten
• Reduzierter Personalaufwand
• Laut Hersteller Einsparpotenzial von bis zu 3.000 Euro monatlich bei größeren Hotels

Nachhaltigkeit

• Papierloses Verfahren
• Reduzierter Stromverbrauch durch weniger Druckvorgänge

Geschichte und Entwicklung

Die SoftTec GmbH wurde 1986 in Sonthofen im Allgäu gegründet und entwickelt seitdem Software-Lösungen für die Hotellerie- und Gastronomiebranche. IDeFIX wurde als Erweiterung zur etablierten hotline Hotelsoftware entwickelt, um den Check-in-Prozess zu digitalisieren.

Im Jahr 2020 wurde die SoftTec GmbH vollständig vom FORUM Family Office über dessen Branchen-Holding FORUM Software Mittelstandsholding SE übernommen. Seit der Übernahme liegt der strategische Fokus auf der Entwicklung einer neuen Generation von Hotelsoftware mit der “SoftTec Cloud Hotelsoftware”.

Auszeichnungen

• 2022: Tophotel Star Award Gold in der Kategorie “Effizienz”
• Der Award wurde von einer Fachjury nominiert und durch ca. 2.000 Leser der Fachzeitschrift Tophotel gewählt

Team und Führung

SoftTec GmbH Geschäftsführung

• Oliver Anschütz – Geschäftsführer (ehemaliger Vertriebsleiter, übernahm die Geschäftsführung nach dem Ausscheiden des Altgesellschafters)

Unternehmensdaten

• Ca. 60-70 Mitarbeiter
• Über 5.000 Kunden im DACH-Markt
• Umsatz: ca. 7 Millionen Euro
• Marktposition: Nummer 3 im deutschen Markt für Hotelsoftware mit ca. 4% Marktanteil

Investoren und Eigentümer

Investor	Anteil	Seit
FORUM Family Office	100%	2020

Die Übernahme erfolgte über die FORUM Software Mittelstandsholding SE. Zum Zeitpunkt der Übernahme (2019) erzielte SoftTec mit 33 Mitarbeitern einen Umsatz von 3,9 Millionen Euro bei einem durchschnittlichen jährlichen Wachstum von ca. 10% in den vorhergehenden fünf Jahren.

Konkurrenz

Der Markt für digitale Meldeschein-Lösungen in der Hotellerie umfasst mehrere Anbieter:

Anbieter	Produkt	Besonderheiten
Hotelbird	Hotelbird Digital Check-in	Marktführer, rechtskonforme Lösung mit Beiten Burkhardt entwickelt
straiv	straiv Digitaler Meldeschein	Über 3.400 Hotels, browserbasiert ohne App
Betterspace	Betterspace Check-in	Seit 2021 rechtssichere Lösung, auch für Österreich
HelloGuest	HelloGuest	Teilprojektleiter des BMWK-Innovationsprojekts “Sichere Digitale Identitäten”
Guestline	Hotel Digitaler Meldeschein	Internationaler Anbieter
hotelsuite	hotelsuite GO	Integration mit OPERA Cloud PMS

Rechtlicher Rahmen

Der digitale Meldeschein wurde durch das Dritte Bürokratieentlastungsgesetz im Bundesmeldegesetz (BMG) ermöglicht. In Deutschland ist die Strong Customer Authentication (SCA) als Identitätsnachweis beim Check-in vorgesehen, während in Österreich die digitale Signatur gilt. Eine einfache elektronische Unterschrift auf einem Touchpad genügt nicht den Formerfordernissen.

Quellen

• [SoftTec GmbH – IDeFIX Produktseite](https://hotlinesoftware.de/idefix-digitaler-meldeschein/)
• [SoftTec GmbH – Was ist IDeFIX?](https://hotlinesoftware.de/was-ist-idefix-digitaler-medleschein/)
• SoftTec Digitaler Meldeschein
• SoftTec GmbH Unternehmensseite
• FORUM Family Office – SoftTec Beteiligung
• Tophotel Star Award 2022 – Gewinner
• Prost Magazin – SoftTec Doppelgold 2022
• [PresseBox – IDeFIX Pressemitteilung](https://www.pressebox.de/inaktiv/softtec-gmbh/IDeFIX-Die-Loesung-fuer-eine-schnellere-und-kostenguenstigere-Gaestedaten-Erfassung-in-Hotels/boxid/1076351)