IDeFIX
IDeFIX ist ein digitaler Meldeschein für Hotels, entwickelt von der SoftTec GmbH aus Sonthofen im Allgäu. Das Tool ermöglicht die vollständig digitale Erfassung von Gästedaten beim Check-in und ersetzt damit den klassischen papierbasierten Meldeschein. Das Produkt wird mittlerweile auch unter dem Namen “hotline Digitaler Meldeschein” vermarktet und ist Teil des hotline Hotelsoftware-Ökosystems.
Überblick
- Typ: B2B-Software / Digitaler Meldeschein für Hotels
- Hersteller: SoftTec GmbH
- Hauptsitz: Sonthofen, Bayern, Deutschland
- Gründung des Herstellers: 1986
- Eigentümer: FORUM Family Office (seit 2020, 100%)
- Website: hotlinesoftware.de
- Preis: 29 Euro/Monat (unter 1 Euro/Tag)
- Zielgruppe: Inhabergeführte Hotels, Beherbergungsbetriebe im DACH-Raum
Produkt und Funktionen
Kernfunktionen
IDeFIX digitalisiert den Check-in-Prozess in Hotels durch folgende Funktionen:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Digitale Gästedatenerfassung | Gäste geben ihre Daten über Smartphone oder Tablet ein |
| Pre-Arrival-Erfassung | Meldeschein kann vor Anreise per E-Mail versendet und ausgefüllt werden |
| Multi-Gast-Erfassung | Pro Zimmer werden alle Mitreisenden gemeinsam erfasst |
| Automatischer Datenimport | Direkte Übertragung in die hotline Hotelsoftware |
| Geschäftsreisende-Funktion | Separate Rechnungsadresse bei Dateneingabe möglich |
| Responsive Design | Optimiert für alle Endgeräte |
| Individualisierung | Anpassbar mit Hotel-Branding, Farben, Logos und Bildern |
Vorteile
- Kosteneinsparung: Bis zu 3.000 Euro monatlich bei größeren Hotels (Personal, Papier, Druckertoner, Strom, Lagerung)
- Zeitersparnis: Entfall der doppelten manuellen Datenerfassung
- Fehlerreduzierung: Keine Lesefehler durch handschriftliche Eingaben
- Kontaktlos: Gäste nutzen eigene Geräte, keine Tablet-Anschaffung und -Desinfektion nötig
- Umweltfreundlich: Vollständig papierlose Abwicklung
Integration
IDeFIX ist vollständig in die hotline Hotelsoftware integriert, die bereits in über 3.500 Hotelbetrieben im DACH-Raum eingesetzt wird.
Geschichte und Entwicklung
Die SoftTec GmbH entwickelt seit 1986 Softwarelösungen für die Hotellerie. IDeFIX wurde als Antwort auf den zunehmenden Bedarf nach digitalen und kontaktlosen Check-in-Lösungen entwickelt, der sich insbesondere während der Corona-Pandemie verstärkte.
Meilensteine
- 1986: Gründung der SoftTec GmbH in Sonthofen
- 2020: Übernahme durch FORUM Family Office (100% der Anteile)
- 2021: Markteinführung von IDeFIX als digitaler Meldeschein
- Mai 2022: Gold beim Tophotel Star Award in der Kategorie “Effizienz”
- April 2023: Erneut Doppelgold und Bronze beim Tophotel Star Award
Team und Führung
Geschäftsführung
- Oliver Anschütz – Geschäftsführer (CEO), ehemaliger Vertriebsleiter
Relevante Abteilungen
| Bereich | Leitung |
|---|---|
| Sales & Marketing | Carolin Kringe (Head of Sales & Marketing) |
| Produktmanagement | Marc Raiser |
| Kundenservice | Thomas Bilgeri (Leitung) |
Das Unternehmen beschäftigt rund 60 Mitarbeiter am Standort Sonthofen.
Investoren und Eigentümer
Seit 2020 gehört die SoftTec GmbH zu 100% dem FORUM Family Office aus München, das über seine Branchen-Holding FORUM Software Mittelstandsholding SE die Anteile hält.
FORUM Family Office
- Typ: Family Equity Investor
- Hauptsitz: München
- Strategie: Langfristige Partnerschaften mit mittelständischen Unternehmen statt kurzfristiger Gewinnmaximierung
- Übernahme: 100% der Anteile an SoftTec GmbH und deren Schwestergesellschaft caesar data & software GmbH
Zum Zeitpunkt der Übernahme erzielte SoftTec mit 33 Mitarbeitern einen Umsatz von 3,9 Mio. Euro. Mittlerweile liegt der Umsatz bei circa 7 Mio. Euro bei 60 Mitarbeitern.
Konkurrenz
IDeFIX konkurriert im Markt für digitale Hotel-Check-in-Lösungen mit verschiedenen Anbietern:
| Anbieter | Produkt | Besonderheiten |
|---|---|---|
| Hotelbird | Digitaler Check-in/out | Marktführer in Deutschland, Self-Service-Terminals, ab 69 €/Monat |
| HiJiffy | Digital Check-In | KI-gestützter Concierge, Mobile Key-Integration |
| Guestline/GuestStay | Self-Service-Software | Kiosk-Lösung, internationale Ausrichtung |
| Apaleo | Open Property Cloud | API-first-Ansatz, für Tech-affine Hotels |
Marktposition
SoftTec (mit IDeFIX und hotline) ist nach eigenen Angaben die Nummer 3 auf dem deutschen Markt für Hotelsoftware mit einem Marktanteil von etwa 4%. Die Zielgruppe sind primär inhabergeführte Hotels mit maximal 4 Häusern, vorzugsweise im ländlichen Raum.
Auszeichnungen
- Tophotel Star Award 2022: Gold in der Kategorie “Effizienz”
- Tophotel Star Award 2023: Erneut ausgezeichnet (Doppelgold und Bronze für SoftTec-Produkte)
- Top Company 2023: Kununu-Auszeichnung für SoftTec GmbH