DokuBit DMS
DokuBit DMS ist eine deutsche Dokumentenmanagement- und Archivierungssoftware für mittelständische Unternehmen. Die Software wird von der arcusoft GmbH mit Sitz in Dortmund entwickelt und ermöglicht die revisionssichere Archivierung, Verwaltung und Verarbeitung von Geschäftsdokumenten. Mit über 500 Kunden aus verschiedenen Branchen zählt DokuBit zu den etablierten DMS-Lösungen im deutschen Mittelstand.
Überblick
| Eigenschaft | Details |
|---|---|
| Produkttyp | Dokumentenmanagement-System (DMS) |
| Hersteller | arcusoft Ingenieurgesellschaft für Archivierung und Software mbH |
| Hauptsitz | Dortmund, Deutschland |
| Gründungsjahr | 2000 |
| Website | arcusoft.de |
| Zielgruppe | Mittelständische Unternehmen |
| Einstiegspreis | ab 990 EUR zzgl. MwSt. (Einzelplatzlizenz) |
| Zertifizierungen | GoBD, IDW PS880, „Software Made in Germany” |
Funktionen und Module
DokuBit DMS ist modular aufgebaut und kann an die individuellen Anforderungen der Kunden angepasst werden.
Basismodul
Das Basismodul enthält bereits umfangreiche Funktionen:
- Volltextsuche mit OCR-Texterkennung
- Workflow-Management für automatisierte Dokumentenprozesse
- Versionsverwaltung und Änderungshistorie
- Dokumentenverschlüsselung
- Benutzer- und Gruppenrechte mit Active Directory/LDAP-Anbindung (Single Sign-On)
Zusatzmodule
- DokuBit Autoarchiv – Automatische, revisionssichere Archivierung von Ausgangsbelegen aus ERP-, PPS- und FIBU-Systemen
- DokuBit Mobil – Mobile Nutzung des DMS auf iOS und Android
- E-Rechnungsverarbeitung – Verarbeitung von E-Rechnungen und X-Rechnungen
- E-Mail-Archivierung – Automatische Archivierung und Kategorisierung von E-Mails
- Vertragsmanagement – Verwaltung von Verträgen mit Fristenerinnerung
- Personalaktenverwaltung – Digitale Führung von Personalakten
Schnittstellen
DokuBit bietet über die universelle Schnittstelle „DokuBit Link” eine Integration in bestehende Unternehmenssoftware:
- ERP-Systeme
- Warenwirtschaftssysteme
- Finanzbuchhaltung (FIBU)
- PPS-Systeme
- Branchensoftware
Technische Plattformen
- Windows 10, 11, Windows Server
- Linux und Unix
- Web-basiert und Cloud-fähig (SaaS)
- iOS und Android (mobil)
Geschichte und Entwicklung
Die arcusoft GmbH wurde im Jahr 2000 in Dortmund gegründet und konzentriert sich seitdem ausschließlich auf die Entwicklung und Implementierung von DokuBit DMS. Die Software wird vollständig in Deutschland entwickelt, getestet und gewartet.
Wichtige Meilensteine:
- 2000 – Gründung der arcusoft Ingenieurgesellschaft für Archivierung und Software mbH
- Laufend – Kontinuierliche Weiterentwicklung in enger Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern
- 2025 – Verleihung des CrefoZert zum 10. Mal in Folge, was die starke Bonität des Unternehmens dokumentiert
DokuBit trägt das Qualitätssiegel „Software Made in Germany” des Bundesverbands IT-Mittelstand (BITMi).
Team und Führung
Die arcusoft GmbH ist ein inhabergeführtes mittelständisches Unternehmen mit Sitz im Gewerbepark Hansa in Dortmund (auf dem Gelände der ehemaligen Zeche Hansa).
| Position | Name |
|---|---|
| Geschäftsführung | Isabel Kathe |
| Prokurist und Technischer Leiter | Peter Pytel |
Das Unternehmen beschäftigt etwa 10 Mitarbeiter mit langjähriger Erfahrung im Bereich elektronisches Dokumentenmanagement.
Eigentümer und Rechtsform
Die arcusoft Ingenieurgesellschaft für Archivierung und Software mbH ist beim Amtsgericht Dortmund unter HRB 14521 eingetragen. Das Unternehmen ist inhabergeführt. Informationen über externe Investoren oder Beteiligungsgesellschaften sind nicht bekannt.
Referenzkunden
DokuBit DMS wird von über 500 Kunden aus verschiedenen Branchen eingesetzt, darunter:
- Deutsche Edelstahlwerke
- FC Ingolstadt
- Magna
- Deutsche Gesellschaft für Qualität e.V.
- Stadtwerke Steinfurt
- Zimmermann Lüftungs- und Wärmesysteme GmbH & Co. KG
- Heinrich Schulte Söhne GmbH & Co. KG
Branchen
Die Software wird branchenübergreifend eingesetzt:
- Maschinenbau und Fertigung
- Logistik und Transport
- Gesundheitswesen
- Qualitätsmanagement
- Bildungseinrichtungen
- Versorgungsunternehmen und öffentlicher Dienst
Vertrieb und Partner
DokuBit wird über ein Partnernetzwerk aus Systemhäusern und Softwarehäusern vertrieben. Partner können verschiedene Modelle wählen:
- Vertriebspartner – Verkauf und Beratung
- Integrationspartner – Projektplanung, Installation und Schulung
- Certified Partner – Vollständige technische Betreuung
Konkurrenz
DokuBit DMS konkurriert im deutschen Markt für Dokumentenmanagement-Systeme mit folgenden Anbietern:
| Produkt | Hersteller | Besonderheiten |
|---|---|---|
| DocuWare | DocuWare GmbH | Großer Funktionsumfang, international |
| ecoDMS | ecoDMS GmbH | Günstige Einmallizenzen |
| enaio | OPTIMAL SYSTEMS | ECM-Lösung, Testsieger |
| Doxis4 | SER Group | Enterprise Content Management |
| Amagno | Amagno GmbH | Intuitive Oberfläche |
| bitfarm-Archiv | bitfarm Informationssysteme | Open Source verfügbar |
| PROXESS | PROXESS GmbH | Modularer Aufbau |