ecoDMS

ecoDMS ist ein deutsches Softwareunternehmen mit Sitz in Aachen, das sich auf Dokumentenmanagementsysteme (DMS), digitale Archivierung und Workflow-Automation spezialisiert hat. Das Unternehmen wurde 2014 als Tochtergesellschaft der applord Holding Europe gegründet und vermarktet sich als Anbieter des „weltweit günstigsten Archivsystems”. Mit über 25.000 Kunden in Europa – darunter Privatnutzer, kleine und mittelständische Unternehmen sowie Konzerne – zählt ecoDMS zu den etablierten DMS-Anbietern im deutschsprachigen Raum.

Überblick

Unternehmensname	ecoDMS GmbH
Typ	Softwareunternehmen
Branche	Dokumentenmanagement, Enterprise Content Management (ECM)
Gründung	1. Oktober 2014
Gründer	Michael Schmitz, Helge Lühmann
Hauptsitz	Dresdener Str. 1, 52068 Aachen, Deutschland
Geschäftsführung	Thomas Uber, Benedikt Weber (seit Oktober 2024)
Muttergesellschaft	applord Holding Europe GmbH
Website	www.ecodms.de

Produkte und Services

ecoDMS Archiv

Das Kernprodukt des Unternehmens ist das Dokumenten-Management-System ecoDMS, das die Digitalisierung, Archivierung und Verwaltung von Dokumenten ermöglicht. Es unterstützt die Speicherung verschiedener Dateitypen wie PDFs, E-Mails, Office-Dokumente, Bilder und Zeichnungen in einem zentralen, elektronischen Archiv.

Kernfunktionen:

• Revisionssichere Archivierung gemäß GoBD und DSGVO
• Intelligente OCR-Texterkennung
• Automatische Dokumentenklassifizierung
• Volltextsuche in Sekundenschnelle
• Duplikatprüfung
• Versionskontrolle

Plattformunterstützung:

• Windows, macOS, Linux, NAS
• Mobile Apps für Smartphone und Tablet
• Webbasierter Zugriff

Integrationen:

• Microsoft Outlook und Microsoft Office
• LibreOffice und OpenOffice
• Mozilla Thunderbird
• PDF/A-Drucker für direkte Archivierung aus allen Anwendungen
• REST API für Drittsysteme (CRM, ERP, Warenwirtschaft)

ecoMAILZ

Die Lösung ecoMAILZ ermöglicht die automatische und rechtskonforme E-Mail-Archivierung. Die Software erfüllt die gesetzlichen Anforderungen der DSGVO und unterstützt:

• Automatischen E-Mail-Import von Microsoft Exchange, Microsoft 365, IMAP/POP3
• Verschlüsselte Container-Speicherung ohne Datenbankbeschränkung
• Zweistufiges Archivierungskonzept
• Volltextsuche mit Filtern nach Datum, Absender, Empfänger und Betreff
• DSGVO- und GoBD-konforme Löschung nach dem Vier-Augen-Prinzip

WORKZ Add-on

Das WORKZ Add-on erweitert ecoDMS um Workflow-Funktionalitäten:

• Kenntnisnahme und Freigabe von Rechnungen und BWAs
• Automatischer E-Mail- und Dateiimport
• Digitaler Dokumentenstempel

ecoDMS ONE

ecoDMS ONE ist ein Komplettpaket, das ecoDMS, ecoMAILZ und das WORKZ-Add-on vereint und Unternehmen eine All-in-One-Lösung für Dokumentenmanagement und E-Mail-Archivierung bietet.

Preismodell

ecoDMS hebt sich durch ein ungewöhnliches Preismodell vom Wettbewerb ab:

• Einmalige Kauflizenzen ab 89 EUR (inkl. MwSt.) pro gleichzeitiger Verbindung
• Keine Beschränkung der archivierten Dokumente
• Zeitlich unbegrenzte Nutzung
• Free4Three: Kostenlose Version mit eingeschränktem Funktionsumfang für Privatnutzer
• 30-Tage-Testversion verfügbar

Geschichte und Entwicklung

Ursprünge (2004)

Die Geschichte von ecoDMS beginnt im Jahr 2004, als die applord GmbH eine Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden entwickelte. Auf Basis dieser Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow entstand der ecoDMS Server.

Gründung der ecoDMS GmbH (2014)

Am 1. Oktober 2014 gründeten Michael Schmitz und Helge Lühmann die ecoDMS GmbH in Aachen als eigenständige Säule der applord Holding Europe. Alle Vertriebsrechte des Software-Pakets „ecoDMS Archiv” wurden von der applord GmbH auf die neue Gesellschaft übertragen.

Wachstum und Expansion

In den folgenden Jahren etablierte sich ecoDMS als führender Anbieter im Bereich kostengünstiger DMS-Lösungen im deutschsprachigen Raum. Das Unternehmen baute ein Netzwerk aus rund 1.500 IT-Systemhäusern als Partner auf und expandierte in weitere europäische Länder.

Generationswechsel (2024)

Im Oktober 2024 erfolgte ein Generationswechsel in der Geschäftsführung. Thomas Uber (39 Jahre) und Benedikt Weber (34 Jahre), beide mit langjähriger Erfahrung als Business Unit Manager innerhalb der applord Gruppe, übernahmen die Unternehmensleitung. Die Gründer Schmitz und Lühmann bleiben als Gesellschafter verbunden und konzentrieren sich auf die strategische Entwicklung der applord Holding Europe.

10-jähriges Jubiläum (2024)

2024 feierte ecoDMS sein zehnjähriges Bestehen als eigenständige GmbH, verbunden mit der Einführung neuer Produkte und der verstärkten Integration von Künstlicher Intelligenz.

Team und Führung

Aktuelle Geschäftsführung

Name	Position	Seit
Thomas Uber	Geschäftsführer	Oktober 2024
Benedikt Weber	Geschäftsführer	Oktober 2024

Beide Geschäftsführer haben langjährige Erfahrung als Business Unit Manager innerhalb der applord Unternehmensgruppe. Sie führen parallel auch die Geschäfte der applord GmbH.

Gründer und Gesellschafter

Name	Rolle
Michael Schmitz	Gründer, Gesellschafter, aktiv in der applord Holding Europe GmbH
Helge Lühmann	Gründer, Gesellschafter, aktiv in der applord Holding Europe GmbH

Michael Schmitz und Helge Lühmann gründeten 2001 die applord GmbH als Fundament der heutigen Unternehmensgruppe und 2014 die ecoDMS GmbH.

Investoren und Eigentümer

ecoDMS ist ein inhabergeführtes Unternehmen ohne bekannte externe Investoren. Die Eigentümerstruktur gestaltet sich wie folgt:

Konzernstruktur

Die applord Holding Europe GmbH ist die Muttergesellschaft mit drei operativen Tochtergesellschaften:

• ecoDMS GmbH – Dokumentenmanagement und Archivierung
• applord GmbH – Softwareentwicklung und Consulting
• applord IT GmbH – IT-Dienstleistungen

Die Holding wurde 2014 gegründet und befindet sich in den Händen der Gründer Michael Schmitz und Helge Lühmann, die sich nach dem Generationswechsel in der operativen Führung verstärkt auf die strategische Holding-Ebene konzentrieren.

Kundenbasis

Stand 2024/2025 zählt ecoDMS folgende Kunden:

Kategorie	Anzahl
Firmenkunden	~14.000
Privatkunden	~12.000
Reseller-Partner	~1.000
Premium-Reseller	~600
IT-Systemhäuser (Kompetenznetzwerk)	~1.500

Konkurrenz

ecoDMS positioniert sich als kostengünstige Alternative zu etablierten DMS-Anbietern. Die wichtigsten Wettbewerber im deutschsprachigen Markt sind:

Deutsche DMS-Anbieter

Unternehmen	Produkt
OPTIMAL SYSTEMS GmbH	enaio
ELO Digital Office GmbH	ELO ECM Suite
d.velop AG	d.velop documents
DocuWare GmbH	DocuWare
EASY SOFTWARE AG	EASY DMS
otris software AG	otris DMS

Internationale Wettbewerber

• M-Files (Finnland/USA)
• Laserfiche (USA)
• OpenText (Kanada)

Differenzierung

ecoDMS differenziert sich primär über:

1. Preis: Deutlich günstigere Lizenzen als etablierte Wettbewerber
2. Einmalzahlung: Keine laufenden Lizenzgebühren
3. Kostenlose Privatversion: Free4Three für nicht-kommerzielle Nutzung
4. Plattformunabhängigkeit: Unterstützung aller gängigen Betriebssysteme

Quellen

• ecoDMS – Offizielle Website
• ecoDMS – Über uns
• ecoDMS GmbH – North Data
• ChannelPartner – Neue Geschäftsführung bei ecoDMS
• ECMGUIDE – applord übernimmt ebenfalls Doppelspitze
• applord Holding Europe GmbH
• applord Group
• trusted.de – ecoDMS Alternativen
• OMT – ecoDMS Alternativen
• ecoMAILZ – Offizielle Produktseite
• Softguide – ecoDMS