TAIFUN openDocument

TAIFUN openDocument ist eine barcodegestützte Dokumentenmanagement-Software (DMS) der TAIFUN Software GmbH aus Hannover. Die Lösung ermöglicht die rechtssichere digitale Archivierung von Dokumenten nach GoBD/BAO und richtet sich primär an Handwerksbetriebe und mittelständische Unternehmen, die papierlose Büroprozesse etablieren möchten.

Überblick

• Typ: Dokumentenmanagement-System (DMS)
• Hersteller: TAIFUN Software GmbH
• Hauptsitz: Hannover, Deutschland
• Einsatzbereich: Handwerk, Mittelstand
• Integration: TAIFUN Handwerk, TAIFUN openBusiness, ERP-Systeme
• Compliance: GoBD/BAO-konform, DSGVO-konform
• Website: taifun-software.de/produkte/taifun-opendocument

Produkt und Funktionsumfang

Kernfunktionen

TAIFUN openDocument speichert sämtliche Dokumente rechtssicher in digitaler Form und automatisiert die Dokumentenarchivierung:

• Automatische Archivierung: Ausgangspost wird beim Drucken aus dem Hauptprogramm automatisch archiviert und zugeordnet
• Batch-Scanning: Eingangspost kann stapelweise eingescannt und differenziert mehreren Adressen, Projekten oder Aufträgen zugeordnet werden
• Barcode-Unterstützung: Barcodes sorgen automatisch für die richtige Klassifizierung und vereinfachen die Dokumentenverwaltung
• OCR-Texterkennung: Integrierte Optical Character Recognition ermöglicht Volltextsuche in allen archivierten Dokumenten
• Archivdrucker: Dokumente aus beliebigen Anwendungen können als PDF gedruckt und archiviert werden
• Digitale Stempel: Automatische Vergabe von Eingangsdatum, Kostenstelle, Erledigungsvermerken und mehr

Dateiformat-Unterstützung

Das System verarbeitet beliebige Dateiformate (PDF, Word, CAD-Dateien, Fotos etc.) und garantiert damit maximale Flexibilität für unterschiedliche Dokumententypen.

ERP-Integration

TAIFUN openDocument lässt sich vollständig in ERP-Systeme integrieren. Nutzer können per Knopfdruck direkt aus der ERP-Software alle Dokumente zum aktuellen Datensatz (z.B. zu einem Projekt) anzeigen lassen. Die nahtlose Integration ist insbesondere für die TAIFUN-eigenen Lösungen TAIFUN Handwerk und TAIFUN openBusiness optimiert.

Compliance und Rechtssicherheit

GoBD/BAO-Konformität

Die Software erfüllt die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sowie der österreichischen BAO (Bundesabgabenordnung). Rechnungen können als unveränderbare PDF-Dokumente gespeichert werden.

DSGVO-Compliance

TAIFUN openDocument ist vollständig DSGVO-konform. Die Cloud-Version wird auf deutschen Servern der WORTMANN AG in Düsseldorf betrieben, die nach ISO 27001 für IT-Sicherheit zertifiziert sind. Sämtliche Datenübertragungen erfolgen ausschließlich verschlüsselt.

Hersteller

TAIFUN Software GmbH wurde 1987 von Heiko Mundt und Christian Niedergesäß als MSE-Software Entwicklungs-GmbH in Hannover gegründet. Seit über 35 Jahren entwickelt das Unternehmen kaufmännische Software für das Handwerk. Heute beschäftigt TAIFUN Software mehr als 150 Mitarbeiter in Deutschland und Österreich.

Geschäftsführung

• Stefan Braatz (Geschäftsführer)
• Christoph Stoica (Geschäftsführer)
• Heiko Mundt (Gründer)
• Holger Studtmund (seit 1989 im Unternehmen, ehemaliges Vorstandsmitglied)

Eigentümerschaft

LEA Partners und OneQrew

Im Oktober 2021 erwarb der deutsche Technologieinvestor LEA Partners aus Karlsruhe alle Anteile an der damaligen TAIFUN Software AG. LEA Partners formierte eine Unternehmensgruppe, die neben TAIFUN und dessen Tochtergesellschaften (TAIFUN eBusiness, Engel Dataconcept, bauOffice) auch die Unternehmen M•SOFT und PinnCalc umfasst.

Mit über 15.000 Kundenbetrieben, 100.000 Handwerkern und einem Transaktionsvolumen von über 10 Milliarden Euro pro Jahr ist die Gruppe Marktführer für gewerkespezifische Handwerkersoftware im deutschsprachigen Raum.

OneQrew (seit 2023)

Im März 2023 wurde die Unternehmensgruppe unter dem Namen OneQrew am Markt zusammengeführt. Die Dachmarke vereint mittlerweile 16 Softwarehäuser für das Handwerk mit über 550 Mitarbeitern und mehr als 25.000 Kundenbetrieben. Die einzelnen Produktmarken wie TAIFUN bleiben weiterhin eigenständig bestehen.

Preis und Lizenzierung

TAIFUN Software kommuniziert keine Standardpreise, da die Lösung individuell nach Kundenbedürfnissen konfiguriert wird. Die Kosten richten sich nach der Anzahl und Art der gewählten Module. Interessenten erhalten kostenfreie Beratungstermine und Produktdemos durch hauseigene Gebietsleiter.

Konkurrenz

Im Markt für Dokumentenmanagement-Systeme für Handwerk und Mittelstand konkurriert TAIFUN openDocument mit folgenden Lösungen:

Anbieter	Produkt	Besonderheit
enaio	enaio DMS	Testsieger ECM-Lösung, integriertes revisionssicheres DMS
DocuWare	DocuWare	Gute Usability, etablierte Lösung
Amagno	Amagno	Einsteigerfreundlich, ISO 27001-zertifiziert, modulloses Paket
Doxis	Doxis	KI-gestützt, flexible Workflows, für größere Unternehmen
Microsoft	SharePoint	Plattform für Dokumentenmanagement und Collaboration
openhandwerk	openhandwerk	Cloud-basierte Gesamtlösung für Handwerksbetriebe

Quellen

• TAIFUN openDocument Produktseite
• TAIFUN Software Unternehmensgeschichte
• [LEA Partners TAIFUN-Transaktion](https://www.leapartners.de/news/detail/lea-partners-unterstuetzt-taifun-m-soft-und-pinncalc-bei-der-formierung-des-marktfuehrers-fuer-handwerkersoftware/)
• OneQrew Plattform-Launch
• Handwerksblatt: Unternehmensgruppe Cloud-Migration
• TAIFUN Software GoBD-Konformität
• [Trusted.de TAIFUN Software Test](https://trusted.de/taifun-software)
• DMS Software Vergleich 2026