IDeFIX
IDeFIX ist ein digitaler Meldeschein für Hotels, entwickelt von der SoftTec GmbH aus Sonthofen im Allgäu. Das Tool ermöglicht die vollständig digitale...
IDeFIX
IDeFIX ist ein digitaler Meldeschein für Hotels, entwickelt von der SoftTec GmbH aus Sonthofen im Allgäu. Das Tool ermöglicht die vollständig digitale Erfassung von Gästedaten beim Check-in und ersetzt damit den klassischen papierbasierten Meldeschein. Das Produkt wird mittlerweile auch unter dem Namen “hotline Digitaler Meldeschein” vermarktet und ist Teil des hotline Hotelsoftware-Ökosystems.
Überblick
- Typ: B2B-Software / Digitaler Meldeschein für Hotels
- Hersteller: SoftTec GmbH
- Hauptsitz: Sonthofen, Bayern, Deutschland
- Gründung des Herstellers: 1986
- Eigentümer: FORUM Family Office (seit 2020, 100%)
- Website: hotlinesoftware.de
- Preis: 29 Euro/Monat (unter 1 Euro/Tag)
- Zielgruppe: Inhabergeführte Hotels, Beherbergungsbetriebe im DACH-Raum
Produkt und Funktionen
Kernfunktionen
IDeFIX digitalisiert den Check-in-Prozess in Hotels durch folgende Funktionen:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Digitale Gästedatenerfassung | Gäste geben ihre Daten über Smartphone oder Tablet ein |
| Pre-Arrival-Erfassung | Meldeschein kann vor Anreise per E-Mail versendet und ausgefüllt werden |
| Multi-Gast-Erfassung | Pro Zimmer werden alle Mitreisenden gemeinsam erfasst |
| Automatischer Datenimport | Direkte Übertragung in die hotline Hotelsoftware |
| Geschäftsreisende-Funktion | Separate Rechnungsadresse bei Dateneingabe möglich |
| Responsive Design | Optimiert für alle Endgeräte |
| Individualisierung | Anpassbar mit Hotel-Branding, Farben, Logos und Bildern |
Vorteile
- Kosteneinsparung: Bis zu 3.000 Euro monatlich bei größeren Hotels (Personal, Papier, Druckertoner, Strom, Lagerung)
- Zeitersparnis: Entfall der doppelten manuellen Datenerfassung
- Fehlerreduzierung: Keine Lesefehler durch handschriftliche Eingaben
- Kontaktlos: Gäste nutzen eigene Geräte, keine Tablet-Anschaffung und -Desinfektion nötig
- Umweltfreundlich: Vollständig papierlose Abwicklung
Integration
IDeFIX ist vollständig in die hotline Hotelsoftware integriert, die bereits in über 3.500 Hotelbetrieben im DACH-Raum eingesetzt wird.
Geschichte und Entwicklung
Die SoftTec GmbH entwickelt seit 1986 Softwarelösungen für die Hotellerie. IDeFIX wurde als Antwort auf den zunehmenden Bedarf nach digitalen und kontaktlosen Check-in-Lösungen entwickelt, der sich insbesondere während der Corona-Pandemie verstärkte.
Meilensteine
- 1986: Gründung der SoftTec GmbH in Sonthofen
- 2020: Übernahme durch FORUM Family Office (100% der Anteile)
- 2021: Markteinführung von IDeFIX als digitaler Meldeschein
- Mai 2022: Gold beim Tophotel Star Award in der Kategorie “Effizienz”
- April 2023: Erneut Doppelgold und Bronze beim Tophotel Star Award
Team und Führung
Geschäftsführung
- Oliver Anschütz – Geschäftsführer (CEO), ehemaliger Vertriebsleiter
Relevante Abteilungen
| Bereich | Leitung |
|---|---|
| Sales & Marketing | Carolin Kringe (Head of Sales & Marketing) |
| Produktmanagement | Marc Raiser |
| Kundenservice | Thomas Bilgeri (Leitung) |
Das Unternehmen beschäftigt rund 60 Mitarbeiter am Standort Sonthofen.
Investoren und Eigentümer
Seit 2020 gehört die SoftTec GmbH zu 100% dem FORUM Family Office aus München, das über seine Branchen-Holding FORUM Software Mittelstandsholding SE die Anteile hält.
FORUM Family Office
- Typ: Family Equity Investor
- Hauptsitz: München
- Strategie: Langfristige Partnerschaften mit mittelständischen Unternehmen statt kurzfristiger Gewinnmaximierung
- Übernahme: 100% der Anteile an SoftTec GmbH und deren Schwestergesellschaft caesar data & software GmbH
Zum Zeitpunkt der Übernahme erzielte SoftTec mit 33 Mitarbeitern einen Umsatz von 3,9 Mio. Euro. Mittlerweile liegt der Umsatz bei circa 7 Mio. Euro bei 60 Mitarbeitern.
Konkurrenz
IDeFIX konkurriert im Markt für digitale Hotel-Check-in-Lösungen mit verschiedenen Anbietern:
| Anbieter | Produkt | Besonderheiten |
|---|---|---|
| Hotelbird | Digitaler Check-in/out | Marktführer in Deutschland, Self-Service-Terminals, ab 69 €/Monat |
| HiJiffy | Digital Check-In | KI-gestützter Concierge, Mobile Key-Integration |
| Guestline/GuestStay | Self-Service-Software | Kiosk-Lösung, internationale Ausrichtung |
| Apaleo | Open Property Cloud | API-first-Ansatz, für Tech-affine Hotels |
Marktposition
SoftTec (mit IDeFIX und hotline) ist nach eigenen Angaben die Nummer 3 auf dem deutschen Markt für Hotelsoftware mit einem Marktanteil von etwa 4%. Die Zielgruppe sind primär inhabergeführte Hotels mit maximal 4 Häusern, vorzugsweise im ländlichen Raum.
Auszeichnungen
- Tophotel Star Award 2022: Gold in der Kategorie “Effizienz”
- Tophotel Star Award 2023: Erneut ausgezeichnet (Doppelgold und Bronze für SoftTec-Produkte)
- Top Company 2023: Kununu-Auszeichnung für SoftTec GmbH
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