The Playbook
Unternehmen Aktualisiert: 8.3.2026

Instaffo

Instaffo ist eine KI-gestützte B2B-Recruiting-Plattform aus Heidelberg, die Unternehmen mit vorab geprüften Kandidaten verbindet.

Instaffo

Instaffo ist eine KI-gestützte B2B-Recruiting-Plattform aus Heidelberg, die Unternehmen mit vorab geprüften Kandidaten verbindet. Das Unternehmen setzt auf ein sogenanntes “Reverse Recruiting”-Modell: Statt dass Bewerber sich aktiv bewerben, durchsuchen Arbeitgeber einen Talentpool und nehmen selbst Kontakt auf. Die Plattform analysiert über 100 Parameter – darunter Gehaltsvorstellungen, Standortpräferenzen und Fachkenntnisse – für KI-gestützte Matches.

Überblick

  • Typ: B2B SaaS / HR-Tech / Recruiting-Plattform
  • Gründung: 21. November 2014
  • Hauptsitz: Heidelberg, Deutschland (Römerstr. 135, 69126 Heidelberg)
  • Gründer: Christoph Tobias Zöller, Nikolai Gulatz, Daniel Schäfer
  • Geschäftsführer: Christoph Tobias Zöller (CEO), Nikolai Gulatz (CTO)
  • Mitarbeiter: ca. 80–93 (Stand 2025)
  • Website: instaffo.com
  • Rechtsform: GmbH (HRB 720838, Amtsgericht Mannheim)

Produkte und Services

Instaffo betreibt eine Talent-Matching-Plattform, die Unternehmen Zugang zu einem Talentpool mit über 300.000 vorqualifizierten Kandidaten bietet. Die wichtigsten Funktionen umfassen:

  • KI-gesteuertes Matching auf Basis von über 100 Parametern (Gehalt, Standort, Skills, Soft Skills)
  • Talent Feed für proaktive Kandidatenansprache durch Arbeitgeber
  • Integriertes Screening und Interview-Workflow
  • ATS-Integration (ab Professional-/Enterprise-Tarif)
  • In-Plattform-Chat zwischen Recruitern und Kandidaten
  • Durchschnittliche Time-to-Hire von unter 25 Tagen (laut Unternehmensangaben dreimal schneller als klassische Methoden)

Zu den bekannten Kunden zählen RTL, OTTO, E.ON und GLS. Die Plattform fokussiert sich auf die Branchen IT/Tech, Sales, Marketing sowie Finance/Accounting.

Preismodell

TarifGrundgebührErfolgsgebührBesonderheiten
Essential (Free)0 €/Monat15 % des JahresgehaltsBis zu 5 Stellenanzeigen
Professionalca. 990–1.100 €/Monat12 % des JahresgehaltsUnbegrenzte Stellen, 90 Tage Ersatzgarantie, ATS
EnterpriseAuf AnfrageIndividuellVolle ATS-Integration, DSGVO-DV-Vertrag

Das Modell positioniert sich als günstigere Alternative zu klassischen Headhuntern, die typischerweise 20–30 % des Jahresgehalts verlangen.

Geschichte und Entwicklung

  • 2014: Gründung der Instaffo GmbH in Heidelberg durch Christoph Tobias Zöller (damals noch Student), Nikolai Gulatz und Daniel Schäfer. Stammkapital: 25.000 €.
  • 2015: Registrierung der Marke „Instaffo”.
  • 2017: Launch der Recruiting-Plattform im „Reverse Recruiting”-Modell.
  • 2018: Erstinvestition durch den FinLab EOS VC Fund (siebenstelliger EUR-Betrag). Registrierung der Marke „Robocruiter”. Aufnahme von Daniel Schäfer als weiterer Geschäftsführer.
  • 2020: Fusion mit der VAEON GmbH (Oktober 2020). VAEON war ein aus Instaffo ausgegründetes Blockchain-Projekt (dezentrales Datenprotokoll), das nach dem Ende des Blockchain-Hypes wieder in Instaffo eingegliedert wurde.
  • 2021: Erhalt von Corona-Staatshilfen in Höhe von 444.509 €. Daniel Schäfer scheidet als Geschäftsführer aus.
  • 2022: Weitere Staatshilfen (231.474 €). Abgang von Dusan Tadic als Geschäftsführer.
  • 2024: Größte Finanzierungsrunde der Unternehmensgeschichte: Crosslantic Capital investiert 10 Millionen Euro (März 2024). Die Plattform zählt zu diesem Zeitpunkt über 1.800 aktive Unternehmenskunden.
  • 2026: Formale Registrierung von Mediengruppe Oberfranken GmbH & Co. KG als Gesellschafter (Februar 2026).

Team und Führung

NamePosition
Christoph Tobias ZöllerCo-Founder & CEO
Nikolai GulatzCo-Founder & CTO / Geschäftsführer

Zöller gründete Instaffo 2014 noch während seines Studiums. Beide Gründer sind weiterhin aktiv im Unternehmen tätig und führen es gemeinsam als Geschäftsführer.

Investoren und Eigentümer

Instaffo hat bislang insgesamt rund 13–14 Millionen Euro in drei Finanzierungsrunden eingesammelt.

ZeitraumInvestorBetrag
2018FinLab EOS VC Fund / EOS VCsiebenstellig (EUR)
2019–2022C3 Venture Capital, Heliad, MGO Digital Venturesnicht öffentlich
März 2024Crosslantic Capital (Lead) + MGO Digital Ventures10 Mio. EUR

Crosslantic Capital (Düsseldorf) übernahm die Führungsrolle in der bislang größten Runde. Ansprechpartner bei Crosslantic ist Partner Philipp Meixner. MGO Digital Ventures, der Investment-Arm der Mediengruppe Oberfranken, ist ebenfalls beteiligt und seit Februar 2026 direkt als Gesellschafter im Handelsregister eingetragen.

Da kein spezifischer Fondsname von Crosslantic Capital in offiziellen Pressemitteilungen genannt wurde, ist keine Exit-Prognose möglich.

Wettbewerber

Instaffo konkurriert im DACH-Markt mit etablierten Jobbörsen, Netzwerken und anderen HR-Tech-Plattformen:

  • StepStone (Düsseldorf) — große Jobbörse
  • New Work SE / XING (Hamburg) — Business-Netzwerk mit Recruiting-Fokus
  • LinkedIn (global) — professionelles Netzwerk und Recruiting-Tool
  • softgarden — Bewerbermanagementsystem / Jobwerbung
  • Indeed / Glassdoor (global) — internationale Jobbörsen
  • kimeta (Darmstadt) — Jobanzeigen-Aggregator
  • Whatchado (Wien) — Video-Karriereplattform

Quellen